AVTALEVILKÅR

 

Oppdatert 27.08.2019

 

ERATIO har rett til å endre avtalens vilkår og tjenester med 30 dagers forutgående varsel. Forutgående varsel er ikke nødvendig når endringene er til fordel for Kunden, ikke har betydning for Kunden, eller ligger utenfor regnskapsbyråets kontroll, slik som offentlige vedtak mv.

 

Kunden er selv ansvarlig for eventuelle kostnader ved tilpasninger eller liknende som Kunden må foreta, som følge av ERATIO’s endringer.

 Denne avtale omfatter også regnskapskontorets bruk av kompetanse og rådgivning i spørsmål som naturlig hører sammen med regnskapsføreroppdraget. Spesielle rådgivningsoppdrag avtales særskilt.

 

Kontakt skal først tas med Support via chat eller mail på support@eratio.com. Chat og email er gratis, telefon belastes. Om vi ringer tilbake på grunnlag av chat og email er dette gratis. Kunden forholder seg til Eratio som selskap, det er ikke dedikerte enkeltpersoner som er tildelt med mindre dette er tatt med i avtalen. Dedikert regnskapsfører er en ekstrafunksjon som avtales og belastes separat.

 

Regnskapsbyrået gis ved signering de nødvendige fullmakter til å kunne utføre oppgavene i henhold til denne avtalen.

 

Regnskapsbyråets honorar beregnes etter enhver tid gjeldende satser og metoder. Alle satser er eks mva. Honorar forskuddsbetales. Bilagsjournal i regnskapssystemet benyttes ved prisjustering. Ved endring i honorarsatsene/metodene skal Kunden varsles før pris endres.

 

Forutsetninger:

 

  • Tjenesten forskuddsbetales, ved manglende betaling bortfaller rabatter gitt for forhåndsbetaling og disse blir fakturert med umiddelbart forfall.
  • Ved manglende forskuddsbetaling stanses arbeid med regnskap etter første dag.
  • Lønn og tilhørende tjenester stoppes etter 10 dager.
  • Re-aktivering av stansede tjenester er fakturerbart med minimum 1 måneds honorar.
  • Bilag leveres elektronisk, bilag mottas ikke per post eller i «perm».
  • Kunden lager selv utgående faktura.
  • Kunden skal aktivere EHF, innlevering av bilag og transaksjoner skal skje fortløpende
  • Samtlige bankkonti skal være integrert i regnskapssystemet. 
  • Arbeide som vil bli fakturert med gjeldende timepris:
    • Valutakonto (må avstemmes mot NOK hver måned)
    • Bilag som må føres i gjeldende måned og leveres 10 dager etter månedslutt
    • Bilag som må purres på 
    • Faktura som er sendt til feil selskap, som vedrører annet selskap, blir ikke bokført, men returnert.
    • Bilag som ikke er fullstendige, uleselige, eller ikke inneholder lovpålagt informasjon. 
    • besvarelser på vegne av Kunden relatert til kunde/leverandør reskontro
  • Inngående faktura skal registreres i regnskapssystem og overføres til betaling i bank, Kunden skal ikke betale og deretter levere bilag.
    Betalinger hvor bilag ikke er registrert på forhånd vil bli manuelt behandlet og faktureres med gjeldende timepris.
  • Regnskapsbyråets tidsfrister løper kun fra det tidspunktet alle bilag er mottatt.
  • Dokumentasjonen skal være i henhold til Bokføringsloven med tilhørende forskrift.
  • Kontakt med leverandør for å fremskaffe dokumentasjon for purringer  blir fakturert med gjeldende timepris, og regnskapsfører trenger ikke å informere før dette gjøres.
  • Kjøpsdokumentasjon (inngående faktura eller kvittering) skal leveres digitalt, og bare et bilag per fil.
  • Ingen sammenblanding med privatøkonomi. Bruk av firmaets midler som ikke kan relateres til et kostnadsbilag, blir som et privatuttak å regne.
  • Kun bedriftskonto og debetkort direkte koblet til denne kan benyttes.
  • Ingen sammenblanding med andre firmaers økonomi, bilag som gjelder andre firma korrigereres og faktureres med gjeldende timesats.
  • Partene er enige om at kommunikasjon skjer elektronisk.
  • Regnskapssystemer og systemer for salg i butikk og web, etc:
    • Kundens regnskap føres i standard regnskapssystemer, Eratio er ikke leverandør av disse og leverandørenes vilkår og betingelser er gjeldende.
    • Kundens salg som registreres i kassesystemer/websystemer som er integrert med regnskapssystemer er til enhver tid relatert til leverandørenes vilkår og betingelser.
    • Kunden forholder seg til leverandør av regnskapssystem og andre relaterte systemer som salg/web/pos for support av dette. Om Eratio benyttes er dette fakturerbart med gjeldende timepris.
    • Support og vilkår er uavhengig om Eratio viderefakturer på vegne av leverandør eller om faktura sendes direkte av leverandør.
      Eratio er ikke på noe tidspunkt ansvarlig for support eller de vilkår leverandør har
  • Kunden benytter standard applikasjoner for egen oversikt, utfakturering, godkjenning av leverandørfakturaer m.v.
  • Andre tjenester, som EHF og OCR (PDF faktura på email), faktureres separat, enten av Eratio eller leverandør. Gjeldende priser er tilgjengelig på vår hjemmeside.
  • Kunden gjennomfører webinar for innføring i bruk standard applikasjoner, samt ERATIO’s rutiner. Support vil bli belastet med gjeldende timepris om opplæring ikke gjennomføres.
  • Kundens salgssystemer (kassa, webshop, annet faktureringssystem etc) integreres med regnskapssystemet hvis mulig og hensiktsmessig.
    Om ikke mulig, legger Kunden selv inn samlet omsetning i regnskapssystemet som salgsfaktura hver dag.
  • Private utlegg håndteres som leverandørfaktura og skal være spesifisert med konto som ønskes ført. Om ikke egen faktura lages så benyttes Utleggskjema
  • Noe dialog vil kunne foregå på Engelsk.
  • Regnskapsbyrået er informert om eventuelt pågående tvistesaker med Skatteetaten, nummerierte brev fra Revisor, m.a.
    Unnlatelse å informere om dette kan om vurdert slik av Eratio være grunnlag for umiddelbart å avslutte oppdraget uten videre begrunnelse.
  • Regnskapsbyråets standard kontoplan benyttes, avvik fra denne vil medføre manuelt arbeide og timeføring.
  • Før oppstart skal Kunden overlevere:
    • Siste tilgjengelige årsregnskap og komplett og avstemt saldobalanse som rapportert i Altinn
    • Avstemt saldobalanse med kontospesifikasjon for siste tilgjengelige periode
    • Balansedokumentasjon på balanseposter
    • Reskontroutskrift / Åpen postliste kunder og leverandører
    • Kontaktinformasjon til tidligere, autorisert regnskapsfører (hvis aktuelt)
    • Inngående balanse er avstemt korrekt, enhver korreksjon faktureres med gjeldende timepris.
    • Revisors beretning og evt nummerierte brev
    • Tilleggsposteringer, som faktureres med gjeldende timepris.
  • Ved oppstart Lønn:
    • Kunde er ansvarlig for å melde inn alle ansatte ved oppstart.
    • Dette gjelder også ansatte som har utestående feriepenger o.l.
    • Mangelfull rapportering i denne forbindelse medfører ekstra arbeide som faktureres på timebasis (minimum 1 time).

 

Oppsigelse og varighet: Gjensidig oppsigelsestid er 1 måned fra første dag i påfølgende måned, med betaling minimum 3 mnd eller 4/12 av årsavtale. Eventuelt etterarbeid er fakturerbart per time.

 

Avtalen gjelder til den skriftlig blir sagt opp. Systemlisenser overføres Kunde mot betaling av resten av lisensperioden.

 

Denne oppdragsavtalen signeres elektronisk.

 

FULLMAKT TIL ELEKTRONISK INNLEVERING

Kunden gir regnskapsbyrået fullmakt til å fylle ut, signere og levere oppgaver til offentlige myndigheter elektronisk på Kundens vegne. Fullmakten gjelder alle de offentlige oppgaver som regnskapsbyrået i henhold til oppdragsavtalen skal fylle ut og/eller levere.

Regnskapsbyrået gis også fullmakt til å laste ned forhåndsutfylte opplysninger fra Altinn til utfylling av offentlige oppgaver. Det vises i denne forbindelse til oppdragsavtalen.

Fullmektigen signerer på at innleverte oppgaver stemmer med dokumenterte opplysninger registrert i regnskapssystemet, og at opplysningene så langt vedkommende kjenner til stemmer med de faktiske forhold.

Fullmektig har anledning til å delegere sin fullmakt i henhold til innhold i denne avtale videre til andre ansatte i regnskapsbyrået.

Overfor offentlige myndigheter er det fullmaktsgiver som har det fulle ansvar for innleverte oppgaver og opplysninger.

Fullmakten gjelder fra dags dato og inntil oppdraget opphører. Fullmakten gjelder kun så lenge fullmektig er ansatt i regnskapsbyrået.

 

    TIDSFRISTER

    For å sikre at du får oppdaterte tall hver dag, er vi avhengige av at bilag leveres fortløpende og umiddelbart til oss – hver dag. Dette er også viktig for å unngå at vi får «plutselige» store mengder bilag på en gang – spesielt rett før momsfrister og årsoppgjør.

    Lønn:

    • Lønn – endringer i fastlønn rapporteres måneden før endringen effektueres
    • Lønn – variabel lønn rapporteres senest 3 virkedager før lønnskjøring
    • Lønn – Ansattlister og lønnsinformasjon 10 dager før første lønnskjøring
    • Reiseregning leveres senest 3 virkedager før lønnskjøring
    • Arbeid bestilt etter frist belastes per time

     

    SPESIFISERING AV FASTPRIS

    SPESIFICATION OF FIXED PRICE

    Eratio tilbyr faste priser for standard selskaper som er enkle og hvor våre automatiserte rutiner fungerer.

     

    Listen er ikke utfyllende, men skulle gi en definisjon på det meste, og er det ikke definert innenfor fastpris, så er det ikke en del av denne;

    Eratio offers a fixed price where the accounts are simple and straightforward and our automated routines works. 

     

    The list is not complete, but should give a good definition of what is included in the fixed price. If it is not defined within, it’s not a part of the fixed price.

    Bilag og arbeide som er inkludert i fastpris

    • Inngående faktura/kreditnota som EHF eller til bildevedlegg
      (bildevedlegg er da et bilde av faktura, intet annet, i god kvalitet og fullstendig lesbart)
    • utgående faktura utarbeidet og sendt  av kunde
    • kryssing av inn og utbetalinger
    • kassesystemer og webshop som er integrert
    • kvitteringer på kjøp som er markert med konto, foretatt på bankkort knyttet til integrert bankkonto
      (lesbare og tolket i Visma, bildet er kun av bilaget og intet annet)
    • utlegg/refusjon ferdig kontert levert i form av faktura fra ansatt/eier 
    • bankgebyrer/renter spesifisert av bank via integrasjon
    • Skattetrekk-konto i DNB (kan ikke integreres p.t)
    • integrerte bankkonto

    Vouchers and work which is part of the fixed price

    • Incoming invoices or credit notes received as EHF or Source Document (PDF) 
      (the image is of the invoice only, nothing else, with good quality and readable) 
    • Outgoing invoices completed and sent by the customer 
    • Matching of payments 
    • Integrated webshops/cashier systems
    • Receipts connected to bank transactions, with specification of expence account,  from an integrated account (picture includes document only)
    • Private outlays are reimbursed through an invoice with specification of expence account  (Link at homepage)
    • Booking of bank interest/fees (transactions shown through integration)
    • Tax account DNB (not possible to integrate)
    • Integrated bank accounts 

    Bilag og arbeide som IKKE er inkludert i fastpris og belastes på timebasis eller enhetspris

    • korrigering av innsendt saldobalanse etter oppstart
    • føring av bilag for perioder før oppstart av avtale
    • Korrigering av MVA og lønn før oppstart
    • fordelings MVA
    • landbruk, fiske, primærnæring
    • Idrettslag og foreninger som ikke passer inn i fastpris
    • ikke integrert bankkonto
    • ikke integrerte kassasystem og webshop
    • avdelingsregnskap og prosjekt
    • eiendomsinvesteringer, aksjehandel, finansielle instrumenter, kryptovaluta, kunst og andre spesielle og “sære” eiendeler
    • låneavtaler som ikke fremkommer direkte på kontoutskrift/bilag
    • Salg som foretas med andre systemer
    • handel med biler, båter, el-sykler, 
    • tollklareringer
    • bilag som krever balanseføringer utover standard avskrivning
    • Føring av bilag som leveres 10 dager etter månedslutt
    • verdivurdering og avskrivninger av varelager etc
    • salg / skatt og avgift utenfor Norge
    • utleie og rapportering av leietakere av eiendom
    • korrigeringer på lønnskonti etc relatert til A-meldinger/reiseregninger og annet
    • innbetalinger via Stripe/iZettle/ApplePay etc som ikke er integrert
    • betaling og rapporter fra factoring (SG Factoring, Svea Finans) som ikke er integrert
    • bruk av kredittkort, firma eller privat som ikke er integrert
    • kommunikasjon med skattekontor etc utover standard rapportering av MVA, AGA og A-melding
    • besvarelser på vegne av kunde relatert til kunde/leverandør reskontro
    • rapportering av omsetning utenfor standard MVA, f.eks alkohol til kommune etc 

    apporter til Vouchers and work that are NOT included in the fixed price and is invoiced hourly. 

     

    • Correction of incoming balance after the start date
    • Booking of vouchers before the start date
    • VAT and salary corrections before the start date
    • Distribution tax 
    • Agriculture, fishing, primary sector of the economy
    • Sports organizations or organizations that do not fit fixed price
    • Non integrated Bank accounts 
    • Webshops/Cashier systems not integrated
    • Department and/or project accounting
    • Real estate, stocks/trading, cryptocurrencies, financial instruments , art and others “eccentric” assets
    • Loans that do not reflect on bank statements/vouchers
    • Sales through external systems 
    • Purchasing of cars, boats or electric bicycles, etc
    • Customs declarations 
    • Booking of vouchers outside of standard depreciation
    • Booking of vouchers delivered more than 10 days after the end of the month
    • Assessment and depreciation of inventories, etc
    • Sales/taxes outside of Norway 
    • Leasing of property 
    • Corrections of salary accounts related to a-melding/travel expenses etc
    • Booking of payments from Stripe/iZettle/ApplePay – that are not integrated 
    • Payments and reports from factoring (SVEA finans etc.)
    • Use of company or private credit cards that are non-integrated
    • Communication with tax office outside of standard reporting
    • Communication to 3rd parties related to supplier and customer accounts
    • Reporting of income outside of standard VAT reporting – for example: reporting of alcohol sales to the state 

    Følgende funksjoner er ikke del av fastpris på lønn og belastes med timesats

     

    • Lønnsøkning som ikke kan rapporteres direkte i app/rapportskjema
    • Etterbetalinger/endringer som må korrigeres manuelt
    • Sykemeldinger 
    • påleggstrekk/utleggstrekk
    • Fagforeningstrekk som som ikke kan rapporteres direkte i app/rapportskjema
    • OTP/forsikring som som ikke kan rapporteres direkte i app/rapportskjema
    • Enhver transaksjon relatert til firmabil og firmabilbeskatning

    Følgende blir belastet ekstra ved årsoppgjør og vil ikke inngå i fastpris

    • ENK – Enhver endring relatert til bolig og andre eiendeler, renter etc som påvirker årsoppgjør føres på timer
    • ENK – Fordeling gjeld og renter etc ektefelle/samboer
    • verdivurdering av aksjer og andre finansielle eiendeler
    • utleie av eiendom og rapportering om dette
    • utbytte og konsernbidrag
    • konserntransaksjoner
    • skattedisponeringer
    • leveranse av avstemning og dokumentasjon utover standard systeminformasjon tilgjengelig i revisors tilgang i regnskapsystemet
    • kommunikasjon med Revisor etter levert regnskap
    • endring i noter etc om ønsket av Revisor
    • tillegsposteringer fra Revisor
    • bilag som leveres 30 dager etter årsslutt
    • enhver korreksjon i tidligere periode 
    • elektronisk signering

    Following will be invoiced extra during year-end reporting and will not be included in fixed price

     

    • ENK – Corrections related to real estate which affects the year-end reporting will be invoiced hourly 
    • ENK – Allocation of debt and interest between spouse and living partners
    • Assessment of shares and financial instruments
    • Leasing of property and reporting
    • Dividends and Group Contribution
    • Group Transactions
    • Tax transactions addition reconciliation outside standard system information given in auditors access 
    • Communication with auditor after accounting is submitted 
    • Changes in notes etc if requested by the auditor
    • Additional book entry from the auditor
    • Vouchers to be delivered 30 days after year end
    • Any corrections in previous period
    • Electronic signatures

    Holdingselskap

    • Holdingselskap defineres som selskap som eier eget driftsselskap, intet annet
    • aktivitet som aksjehandel og trading er ikke del av pakken som tilbys for holdingselskaper, det er investeringsselskap, ikke holdingselskap.

    Holding Company

    • Holding company is defined as companies that own their operating company, nothing else
    • Activities like stocks and trading is not a part of the package offered to holding companies. These are investment companies not holding companies.